info uit E-mail cultuurdienst kortenberg.

Beste (reguliere) gebruikers van Berkenhof,

Nu het nieuwe schooljaar voor de deur staat informeer ik jullie nog even over belangrijke wijzigingen in OC Berkenhof die ook impact zullen hebben op jullie werking.

Sinds half juli zijn de collega’s van het lokaal dienstencentrum verhuisd naar een ander gebouw.

Dit maakt dat er geen vaste aanwezigheid meer is in dit gebouw.

Denk daarom aan:

• Het correct ingeven van je reservaties en het meebrengen van je toegangsbadge. Je zal enkel toegang hebben tot het gebouw op momenten dat je reservaties geregistreerd staan. De voordeur is niet meer standaard geopend.
• Het laten leveren van post of pakketjes op het adres van Berkenhof is niet meer mogelijk.
• Ook voor afspraken met een brouwer, levering van materiaal,… zal er niemand aanwezig zijn. Je dient hiervoor zelf ter plaatse te komen op het moment van afspraak.
• Het maken van kopies ter plaatse is niet langer mogelijk.
• Lokaal 0.2 (de ontmoetingsruimte) komt vanaf september mee in de verhuur. Wens je een activiteit te organiseren waarbij je een drankje wil aanbieden kan dit in deze ruimte. Drank is verplicht af te nemen bij de verenigingsraad. Zij zullen een factuur opmaken obv het verbruik.
• Het sluiten / open laten van de lokalen:
  • De lokalen van het ‘oude’ gebouw (0.2 t.e.m. 1.8) zijn standaard gesloten. Vaste gebruikers hebben hiervan een sleutel. Reguliere gebruikers dienen de sleutel voordien te komen ophalen.
  • De lokalen van het ‘nieuwe’ gebouw (1.9 t.e.m. 1.13) blijven standaard los.
  • De feestzaal, keuken en het auditorium werken op badgecontrole (voor vaste gebruikers) of op qr-code (voor  occasionele gebruikers)

Aan de voordeur vind je alle contactgegevens in geval van problemen.

Voor erkende verenigingen die frequent de infrastructuur gebruiken wordt er een toegangskaart aangeboden.
Voor privé personen en erkende verenigingen die sporadisch de infrastructuur gebruiken wordt er gewerkt met een QR-code.
Elke reservatie gebeurt via het reservatiesysteem (reservaties.kortenberg.be) En geeft dus toegang enkel op de gereserveerde periode. Hou dus rekening met de eventuele tijd die u nodig zou hebben voor de voorbereiding van uw activiteit.

Toegangskaart:
Elke reservatie wordt automatisch gelinkt aan de toegangskaart.
QR-code:
Na het goedkeuren van een reservatie op het reservatiessysteem krijgt de gebruiker een QR-code via E-mail die hij gebruikt om toegang te krijgen tot de infrastructuur.

Scanprocedure
toegangskaart:
Hoofdingang : Dit gebeurt op het oude scansysteem.
(Opgelet: na sluiten van de hoofdingang controleer eerst of deze reeds op slot is. Zo ja dan hoeft u niet meer te scannen (als u dit wel doet gaat het slot weer open !))
Toegang binnen infrastructuur: op de nieuwe scanners, presenteer uw kaart tot het scanner onderaan groen oplicht.
afsluiten : Eveneens kort uw kaart presenteren, en controleer aan de deur of deze wel degelijk is afgesloten.

QR-Code:
openen of sluiten infrastructuur: presenteer uw QR-code ter hoogte van de scanner (een 10-tal centimeter.)
bij ontgrendelen licht de scanner onderaan groen, bij vergrendelen niet, controleer dus of de deur wel degelijk is vergrendeld.

Opmerking: de feestzaal is voorzien met een klink, de klink goed naar beneden duwen en de deur openen.